งานชิ้นที่ 1 ออกแบบระบบงาน

วิเคราะห์ระบบ บริษัท มาลี สามเกลอ จำกัด ความเป็นมาและพัฒนาการ

บริษัทมาลี ถือเป็นบริษัทหนึ่งที่มีส่วนในการปฏิวัติวงการผลไม้ไทยให้ก้าวไกลไปอีกซึ่งเป็นนวัตกรรมใหม่ในสมัยนั้น บริษัทมาลี เริ่มต้นธุรกิจในปีพ.ศ.2507จากอุตสาหกรรมในครอบครัวและได้จดทะเบียนก่อตั้งบริษัท มาลีสามพราน จำกัด เมื่อวันที่ 2 กุมภาพันธ์ พ.ศ. 2521 ด้วยทุนจดทะเบียน 10ล้านบาท เพื่อดำเนินธุรกิจผู้ผลิตจำหน่ายอาหารกระป๋อง และผลไม้กระป๋อง ต่อมาเมื่อกิจการเจริญเติบโตขึ้นจึงทำการขยายกำลังการผลิต โดยสร้างโรงงานขึ้นบน พื้นที่ 30 ไร่ ที่อำเภอสามพราน จังหวัดนครปฐมในปี พ.ศ. 2524  หลังจากดำเนินธุรกิจจนบริษัทมาลีมีความมั่นคงและมีความน่าเชื่อถือในระดับสูงบริษัทมาลีจึงนำหุ้นเข้าจดทะเบียนในตลาด หลักทรัพย์แห่งประเทศไทยเมื่อวันที่ 13 มีนาคม พ.ศ. 2535 ต่อมาเมื่อเดือนเมษายน พ.ศ. 2538การเปลี่ยนแปลงกลุ่มผู้ถือหุ้น โดยบริษัทเอบิโก้ โฮลดิ้งส์ จำกัด (มหาชน) ได้เข้าซื้อหุ้นจากผู้ถือหุ้นเดิมจำนวน 10,000,000 หุ้นคิดเป็นร้อยละ 40 ของทุนจดทะเบียน 250 ล้านบาท บริษัทมาลี จึงได้เปลี่ยนชื่อเป็น บริษัท มาลีสามเกลอ จำกัด (มหาชน) เมื่อวันที่ 15 พฤษภาคม พ.ศ. 2541 และได้มีการเพิ่มทุนเมื่อวันที่ 9 ธันวาคม พ.ศ. 2541 เพื่อรองรับธุรกิจที่ขยายตัวอย่างต่อเนื่อง จากเดิมทุนจดทะเบียนจำนวน 500 ล้านบาท เป็น 999.99 ล้านบาท เป็นทุนชำระแล้วจำนวน 700 ล้านบาท และได้สร้างโรงงานแห่งที่สองตั้งอยู่ที่อำเภอบ้านแพง จ.นครพนม เพื่อผลิตและส่งออกข้าวโพดหวานบรรจุกระป๋องในปี พ.ศ. 2543            ปัจจุบัน บริษัท มาลีสามเกลอ จำกัด (มหาชน) เป็นบริษัทชั้นนำในกลุ่มผู้ผลิตอาหารและเครื่องดื่ม โดยมีสินค้าหลักคือ ผลไม้กระป๋อง น้ำผลไม้และเครื่องดื่มธัญพืช ภายใต้ตรา "มาลี" ซึ่งเป็นที่เชื่อถือและรู้จักอย่างกว้างขวางทั้งในประเทศและต่างประเทศ อีกทั้งเป็นผู้ผลิตและจำหน่ายผลิตภัณฑ์สับปะรดบรรจุกระป๋อง, สับปะรดบรรจุถุงปลอดเชื้อ, น้ำสับปะรดเข้มข้น, ข้าวโพดหวานบรรจุกระป๋อง, ผลไม้รวมและผลไม้ฤดูกาลบรรจุกระป๋อง, น้ำผลไม้, น้ำผักผลไม้บรรจุกล่องยูเอชทีและพาสเจอร์ไรส์, เครื่องดื่มบรรจุกระป๋อง และขวด PET ตลอดจนนมสดยูเอชทีและพาสเจอร์ไรส์ภายใต้เครื่องหมายการค้าตราฟาร์มโชคชัย วิสัยทัศน์           บริษัทมาลี ดำเนินธุรกิจมากว่า 30 ปี จึงได้รับความเชื่อถือไว้วางใจจากลูกค้าและผู้บริโภคและได้เป็นสมาชิกขององค์กรชั้นนำต่าง ๆ เช่น สภาหอการค้าแห่งประเทศไทย สภาอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย กลุ่มอุตสาหกรรมอาหาร สมาคมผู้ผลิตอาหารสำเร็จรูป กรมส่งเสริมการส่งออกและสภาผู้ขนส่งทางเรือแห่งประเทศไทย            ลักษณะธุรกิจ      บริษัท มาลีสามเกลอ จำกัด (มหาชน) เป็นผู้ผลิตผลิตภัณฑ์เกษตรแปรรูปนานาชนิดและจำหน่ายทั้งตลาดในประเทศ และต่างประเทศ โดยจำแนกธุรกิจหลักออกเป็น 2 ธุรกิจ คือ  • ธุรกิจแปรรูปผลไม้ เช่น สับปะรดและผลไม้รวมบรรจุกระป๋อง สับปะรดบรรจุถุงปลอดเชื้อ น้ำสับปะรดเข้มข้น ข้าวโพด    หวานบรรจุกระป๋อง ผลไม้รวม ผลไม้ฤดูกาลบรรจุกระป๋อง (เงาะ ลิ้นจี่ ลำไย มะม่วง เป็นต้น)  • ธุรกิจเครื่องดื่ม เช่น น้ำผลไม้ น้ำผักผลไม้ บรรจุในกล่องยูเอชทีและพาสเจอร์ไรส์ ชา กาแฟและน้ำดื่มบรรจุในกระป๋อง กล่องยูเอชทีและขวดพลาสติก PET ภายใต้เครื่องหมายการค้าตรา “มาลี” และตราลูกค้า ตลอดจนนมสดยูเอชทีและพาสเจอร์ไรส์ภายใต้เครื่องหมายการค้าตราฟาร์มโชคชัยโดยมีสัดส่วนของธุรกิจส่งออกประมาณ 35% และธุรกิจขายภายในประเทศประมาณ 65%             บริษัท มาลีสามเกลอ จำกัด (มหาชน) มีฐานการผลิตวัตถุดิบหลักจากการทำ Contract farming กับสมาชิกเกษตรกร เพื่อให้มั่นใจว่ามีวัตถุดิบ เพียงพอสำหรับการผลิตให้ได้ตามความต้องการของลูกค้ารวมถึงสามารถควบคุมคุณภาพให้เป็นไปตามมาตรฐานตามเกณฑ์ของ GMP, HACCP, BRC, IFS จาก SGS Yarleys และ Q-MARK จากสภาอุตสาหกรรมแห่งประเทศไทย          บริษัท มาลีเอ็นเตอร์ไพรส์ จำกัด เป็นบริษัทในเครือ โดยเป็นผู้ดูแลด้านการตลาดของสินค้าที่จำหน่ายในประเทศทั้งหมด โดยมีทั้งการจัดจำหน่ายเองและจำหน่ายผ่านตัวแทนจำหน่ายทั่วประเทศ สินค้าหลักที่ บริษัท มาลีเอ็นเตอร์ไพรส์ จำกัด จัดจำหน่ายมีดังนี้    1. สินค้าผลไม้กระป๋องตรา “มาลี” และ ตรา “เฟริส์ช้อย”     2. น้ำผลไม้กระป๋อง น้ำผลไม้ยูเอชที น้ำผลไม้พาสเจอร์ไรส์และน้ำดื่มตรา “มาลี”    3. เครื่องดื่มนํ้านมข้าวโพดยูเอชทีตรา “มาลีไอ-คอร์น”     4. นมยูเอชทีและนมพาสเจอร์ไรส์ตรา “ฟาร์มโชคชัย”            จากการทำการตลาดอย่างมีประสิทธิภาพและการพัฒนาสินค้าอย่างต่อเนื่องของบริษัทมาลีเอ็นเตอร์ไพรส์ ส่งผลให้สินค้าตรา “มาลี” อยู่ในใจผู้บริโภคมากว่า 30ปี เป็นที่รู้จักอย่างแพร่หลายและเป็นผู้นำตลาดผลไม้กระป๋องและน้ำผลไม้ในประเทศไทยมาโดยตลอด ผังองค์กร แผนกต่าง ๆ ในบริษัท แผนกการเงินและบัญชี หน้าที่ของแผนกบัญชี        มีหน้าที่และความรับผิดชอบในการจัดทำบัญชีต่าง ๆ ตรวจสอบการเบิกจ่ายเงินและรวบรวมข้อมูลการเงินและบัญชี วิเคราะห์งบฐานะการเงิน ปัญหาของแผนกบัญชี 1.      มีเอกสารต่าง ๆจำนวนมาก 2.      ต้องใช้เวลาในการค้นหาเอกสาร  เนื่องจากมีเอกสารจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ 3.      เอกสารเกิดการสูญหายได้ง่าย 4.      สิ้นเปลืองพื้นที่สำหรับการจัดวางเอกสาร 5.      ข้อมูลลับทางการเงินของบริษัทอาจจะถูกเปิดเผยได้ง่าย 6.       การตรวจสอบข้อมูลอาจจะทำได้อย่างล่าช้าและเสียเวลา 7.       ข้อมูลเกิดการซ้ำซ้อนได้ 8.    หากเกิดการสูญหายของข้อมูลบางส่วนอาจจะทำให้เกิดความผิดพลาดในการตรวจสอบข้อมูลครั้งต่อไปได้ 9.    เกิดความล่าช้าการทำงานขององค์กร แผนกคลังสินค้า หน้าที่ของแผนกคลังสินค้า ทำหน้าที่ควบคุมดูแลจดบันทึกประเภท และจำนวนสินค้า การรับ การเก็บ การจัดการตรวจสอบสินค้า หรือวัตถุดิบตามระบบการควบคุมสินค้าที่มีประสิทธิภาพได้มาตรฐาน เพื่อป้องกันสินค้า หรือวัตถุดิบเสียหายก่อนจัดส่งถึงมือลูกค้าหรือผู้ใช้ อาจทำการจัดระบบการจัดการสินค้าคงคลังที่เรียกว่า Vendor Management Inventory ( VMI) เพื่อสะดวกในการตรวจสอบสินค้าคงคลัง ปัญหาของแผนกคลังสินค้า 1.        พื้นที่ในการจัดเก็บสินค้าไม่เพียงพอต่อการจัดเก็บสินค้าปริมาณมากทั้งสินค้าใหม่และสินค้าเก่า 2.        ค้นหาเอกสารข้อมูลสินค้าได้ยาก  เนื่องจากเอกสารมีจำนวนมากและยังจัดเก็บไม่เป็นระบบ 3.        ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น  เนื่องจากความผิดพลาดของข้อมูล 4.     สินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป  เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร แผนกจัดซื้อ                 หน้าที่ของแผนกจัดซื้อ มีหน้าที่จัดซื้อวัตถุดิบ ชิ้นส่วนหรือวัสดุต่างๆที่หน่วยงานต้องการให้ตรงกับความต้องการทั้งในด้านปริมาณคุณภาพ และเวลา โดยให้มีต้นทุนค่าใช้จ่ายที่ต่ำที่สุด ปัญหาของแผนกจัดซื้อ 1.             ราคาของวัตถุดิบที่ใช้ในการผลิตไม่แน่นอน 2.             เวลาในการสั่งของสินค้าและได้รับนั้น ไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด 3.             เอกสารที่ใช้ในการสั่งซื้ออาจสูญหายได้ เนื่องจากการจัดเก็บข้อมูลไม่เป็นระเบียบ 4.             การค้นหาเอกสารอาจจะได้ยาก แผนกการขาย                 หน้าที่ของแผนกการขาย มีหน้าที่ในการบริการจำหน่ายสินค้าให้กับลูกค้า  โดยแผนกขายจะมีการเก็บข้อมูลของลูกค้าที่มาสั่งซื้อ  และข้อมูลการสั่งซื้อ ปัญหาของแผนกการขาย 1.       เอกสารมีจำนวนมาก อาทิเช่น เอกสารข้อมูลลูกค้า  เอกสารการขาย เป็นต้น 2.       ข้อมูลอาจเกิดการซ้ำซ้อน 3.        เอกสารอาจเกิดการสูญหายได้ 4.        ไม่สามารถเก็บข้อมูลได้อย่างครบถ้วนและเป็นสัดส่วน 5.         ทำการแก้ไขข้อมูลได้ยาก เนื่องจากมีเอกสารจำนวนมาก แผนกจัดส่งสินค้า                 หน้าที่ของแผนกการจัดส่งสินค้า ขนส่งสินค้าให้แก่ลูกค้าให้ตรงตามเวลา และสถานที่ที่กำหนด เพื่อให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจ โดยรับสินค้าจาก ฝ่ายผลิตและคลังสินค้า ปัญหาแผนกการจัดส่งสินค้า 1.             ในการจัดส่งสินค้าอาจเกิดการเปลี่ยนแปลงของเส้นทาง 2.             การจัดส่งสินค้าอาจจะเกิดความล่าช้า เนื่องจากการขาดความชำนาญทางของผู้ขับรถส่งสินค้า 3.             สินค้าอาจเกิดความเสียหายขณะขนส่ง 4.       ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าอาจใช้เวลานานเนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน ปัญหาระหว่างแผนก                ปัญหาระหว่างฝ่ายบัญชีและแผนกจัดซื้อ 1.   เนื่องจากฝ่ายบัญชีอนุมัติเงินล่าช้าทำให้ฝ่ายจัดซื้อเสียเวลาให้การจัดซื้อสินค้า 2.  หากฝ่ายจัดซื้อทำใบเสร็จสูญหายฝ่ายบัญชีไม่สามารถทราบยอดสั่งซื้อทำให้ไม่สามารถทำบัญชีได้ ปัญหาระหว่างแผนกบัญชีและแผนกการขาย 1.     แผนกขายทำเอกสารในการสั่งซื้อสูญหาย แผนกบัญชีจะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ 2.    แผนกขายทำเอกสารใบชำระเงิน  ของลูกค้าสูญหายแผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าจ่ายเงินหรือยัง 3. แผนกขายได้ขายสินค้าไปโดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินไม่เท่ากัน ปัญหาระหว่างแผนกขายกับแผนกจัดส่งสินค้า       หากแผนกการขายทำเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าหายจะทำให้แผนกจัดส่งสินค้าไม่ทราบว่าจะส่งสินค้าให้กับลูกค้าไม่ได้ ไม่รู้สถานที่จัดส่งสินค้า เวลาในการนัดรับสินค้าไม่ตรงตามที่ระบุ ปัญหาระหว่างแผนกคลังสินค้าและการขาย     หากเอกสารข้อมูลในคลังสินค้ามีมากกว่าความเป็นจริงเมื่อฝ่ายขนส่งต้องการสินค้าอาจจะมีสินค้าไม่เพียงพอแก่การขนส่ง ปัญหาระหว่างแผนกควบคุมคุณภาพและบุคคลกับฝ่ายผลิตถ้าแผนกควบคุมคุณภาพตรวจพบ ปัญหาที่ชิ้นงานที่ฝ่ายผลิตทำ แผนกควบคุมคุณภาพก็จะต้องตีชิ้นงานนั้นกลับไปให้ฝ่ายผลิตทำใหม่ จึงทำให้การดำเนินการผลิตนั้นเป็นไปอย่างล่าช้าไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนดและเป็นการเพิ่มต้นทุกการผลิตด้วย ปัญหาทั้งหมดและระบบแก้ไขปัญหา 1. เอกสารมีจำนวนมาก  ทำให้การจัดเก็บไม่เป็นระเบียบ    2. สิ้นเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บแฟ้มเอกสาร  เพราะเอกสารทุกชนิดจะจัดเก็บภายในแฟ้ม 3. ค้นหาเอกสารได้ยาก  เนื่องจากเอกสารมีเยอะและจัดเก็บไว้หลายที่ 4. ข้อมูลมีการสูญหาย  เพราะไม่สามารถตรวจสอบได้ว่าเอกสารที่ต้องการอยู่ตรงไหน  เนื่องจากการเก็บเอกสารยังไม่เป็นระบบ  อาจทำให้บริษัทได้รับความเสียหาย                 5. ข้อมูลมีความซ้ำซ้อน  เนื่องจากลูกค้า 1 ท่านมาซื้อสินค้าหลายครั้ง  แต่พนักงานขายก็เก็บข้อมูลทุกครั้งทำให้มีเอกสารซ้ำซ้อน 6. การตรวจสอบเกี่ยวกับข้อมูลทางการเงินทำได้ช้า ไม่สะดวกรวดเร็ว 7. ในการเช็คสต็อกอาจเกิดความผิดพลาดขึ้น  เนื่องจากสินค้าจัดเก็บอยู่หลายที่ทำให้อาจลืมเช็คได้ 8. ข้อมูลสินค้าสูญหายทำให้จำนวนสินค้าภายในคลังสินค้าอาจไม่พอหรือว่ามีจำนวนสินค้ามากเกินไป  เนื่องจากไม่สามารถเช็คได้ว่าในคลังสินค้ามีจำนวนสินค้าอยู่เท่าไร 9. ระยะเวลาในการจัดส่งสินค้าให้ลูกค้าอาจใช้เวลานานเนื่องจากต้องมีการค้นหาข้อมูลลูกค้าก่อน 10. ข้อมูลมีความแตกต่าง  เช่น  ลูกค้ามีที่อยู่หลายที่ทำให้ไม่สามารถทราบได้ว่าจะจัดส่งสินค้าให้ที่ใด 11. พบข้อบกพร่องของชิ้นงานที่ทำ เช่น สินค้าที่ทำออกมาไม่ตรงไปตามแบบที่ลูกค้ากำหนด 12. ปริมาณและคุณภาพของสินค้าไม่ได้ตามที่กำหนด 13. วัตถุดิบ ชิ้นส่วนต่างๆบางชิ้นมีราคาแพง 14. ระยะเวลาในการรับสินค้าที่สั่ง ไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด 15. อุปกรณ์บางชิ้นนำไปใช้แล้วเกิดการชำรุดเสียหาย 16. อุปกรณ์ยืมไปไม่ได้คืน 17. ระยะเวลาในการซ่อมบำรุงนั้นบางอย่างก็ไม่ตรงตามที่กำหนด 18. แบบสิ้นค้าไม่ถูกใจลูกค้า 19. ระยะเวลาในการออกแบบชิ้นงานไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด 20. สินค้าไม่ได้คุณภาพตามที่ลูกค้ากำหนด 21. แผนกขายทำเอกสารในการสั่งซื้อสูญหาย แผนกบัญชีจะไม่ทราบยอดการสั่งซื้อ 22. แผนกขายทำเอกสารใบชำระเงิน  ของลูกค้าสูญหายแผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าจ่ายเงินหรือยัง 23. แผนกขายได้ขายสินค้าไปโดยไม่ได้แจ้งให้แผนกบัญชีทราบจะทำให้ยอดขายกับยอดการเงินไม่เท่ากัน 24. แผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า ทำให้เมื่อแผนกขายจะขายสินค้าก็จะไม่ทราบว่าสินค้ามีจำนวนเพียงพอกับการขายหรือไม่ 25. แผนกขายไม่ได้ส่งยอดการสั่งซื้อและการสั่งจองในบางกรณีของลูกค้าให้แผนกคลังสินค้าทราบ  ทำให้แผนกคลังสินค้าไม่ทราบว่าจะต้องมีการสั่งซื้อสินค้ามาเพิ่มหรือไม่  เพื่อให้เพียงพอสำหรับการขาย 26. แผนกขายทำเอกสารการสั่งซื้อสินค้าของลูกค้าหายจะทำให้แผนกจัดส่งสินค้าไม่ทราบว่าจะส่งสินค้าให้กับลูกค้าไม่ได้ ไม่รู้สถานที่จัดส่งสินค้า เวลาในการนัดรับสินค้าไม่ตรงตามที่ระบุ 27. แผนกคลังสินค้าไม่ได้แจ้งยอดการคลังสินค้าให้แผนกบัญชีทราบ  แผนกบัญชีก็ไม่สามารถทำงบการเงินได้  เพราะจะต้องทราบยอดสินค้าคงเหลือของแต่ละงวด 28. แผนกจัดส่งสินค้าไม่ส่งสินค้าให้กับลูกค้า  แล้วไม่แจ้งการชำระเงินของลูกค้าให้แผนกบัญชีทราบ  แผนกบัญชีก็จะไม่ทราบว่าลูกค้าชำระเงินแล้ว 29. แผนกคลังสินค้าไม่ทราบยอดสินค้า  ว่ามีพอสำหรับการจัดส่งสินค้าหรือไม่  แผนกจัดส่งสินค้าก็อาจจะไม่มีสินค้าไปจัดส่งให้กับลูกค้า 30. แผนกควบคุมคุณภาพตรวจพบ ปัญหาที่ชิ้นงานที่ฝ่ายผลิตทำ แผนกควบคุมคุณภาพก็จะต้องตีชิ้นงานนั้นกลับไปให้ฝ่ายผลิตทำใหม่ จึงทำให้การดำเนินการผลิตนั้นเป็นไปอย่างล่าช้าไม่ตรงตามระยะเวลาที่กำหนด ตารางแสดงรายการการทำงาน(Functions)หรือกิจกรรมทั้งหมดของบริษัท แสดงการจำแนกกิจกรรม(Activites)  ของหน้าที่ของการทำงาน (Functions) ในบริษัท Business Functions                               Supporting Functions แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง  (Function-to-DataEntities)  แสดงความสัมพันธ์ระหว่างหน้าที่และหน่วยข้อมูลที่เกี่ยวข้อง --------------------------------------------------------------------------------------------- ขั้นตอนที่1  ขั้นตอนการค้นหาและเลือกสรรโครงการ   (Project Identification and Selection) 1.  ค้นหาโครงการที่ต้องการพัฒนา                 จากการค้นหาโครงการของแผนกต่าง ๆ  สามารถรวบรวมโครงการพัฒนาระบบได้ทั้งหมด    โครงการดังนี้ 2.  จำแนกและจัดกลุ่มโครงการที่ค้นหามา                 เมื่อพิจารณาวัตถุประสงค์ของโครงการทั้ง  4  แล้ว  พบว่าล้วนแล้วแต่ให้ประโยชน์กับบริษัทจึงจำเป็นต้องคัดเลือกโครงการที่เหมาะสมกับสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทมากที่สุด  ดังนั้นจึงเริ่มต้นด้วยการนำโครงการทั้ง 4 มาเปรียบเทียบกับวัตถุประสงค์ของบริษัทเพื่อค้นหาโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์มากที่สุด  และสามารถบรรลุเป้าหมายสูงสุดของบริษัทได้  ดังรายละเอียดของตารางต่อไปนี้ 3.  เลือกโครงการที่เหมาะสม   (Selecting)                 จากตารางเปรียบเทียบโครงการตามวัตถุประสงค์ของบริษัทพบว่าโครงการพัฒนาระบบการขายตรงตามวัตถุประสงค์ของบริษัทมากที่สุด  แต่เนื่องจากเมื่อพิจารณาถึงงบประมาณและสถานการณ์ปัจจุบันของบริษัทแล้วเห็นควรว่าจะต้องนำโครงการทั้ง  4  มาพิจารณาตามข้อจำกัดเพิ่มเติมได้แก่  ขนาดของโครงการ  และผลประโยชน์ที่จะได้รับ  เนื่องจากหากโครงการใดมีขอบเขตกว้างหรือมีขนาดใหญ่หมายถึงต้องใช้งบประมาณสูง  ทำให้เกิดต้นทุนสูงซึ่งปัจจุบันบริษัทยังไม่สามารถทำได้  แสดงรายละเอียดในตารางต่อไปนี้ ตารางเมตริกซ์  Information System –to-Objectives เมตริกซ์  Information System –to-Objectives จากการพิจารณาโครงการทั้ง  6 โครงการตามวัตถุประสงค์  ขนาดโครงการ   และผลประโยชน์  จะพบว่าโครงการที่ตรงตามวัตถุประสงค์  และให้ผลประโยชน์แก่บริษัทมากที่สุดคือ  โครงการพัฒนาระบบการขาย    จึงปฏิเสธโครงการทั้ง   3 ระบบ  ถึงแม้ว่าจะให้ผลประโยชน์และสามารถนำบริษัทไปสู่เป้าหมายได้ แต่ทางผู้บริหารให้ชะลอไว้ก่อน  เนื่องจากเป็นโครงการขนาดใหญ่จึงต้องใช้เงินทุนเป็นจำนวนมาก  การเสนอแนวทางเลือกในการนำระบบใหม่มาใช้งาน   แนวทางเลือกเพื่อนำระบบใหม่มาใช้งาน โดยจะบอกถึงรายระเอียดของระบบที่จะพัฒนามีดังนี้ ระบบการขาย ระบบงานคลังสินค้า ระบบบัญชี ระบบซ่อมบำรุงโดยมีแนวทางเลือกจำนวนทั้งสิน 3 ทางเลือก 1.ซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป 2.จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ 3.จัดตั้งทีมงานเพื่อพัฒนาระบบงานเอง ทางเลือกที่ 1 : การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้ การประเมินแนวทางเลือกที่ 1 ทางทีมงานได้ทำการประเมินผลแนวทางเลือกซอฟต์แวร์ที่เหมาะสม โดยกำหนดเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) เชิงปริมาณเปรียบเทียบไว้เป็น 3 ระดับ ดังนี้ น้ำหนักเท่ากับ 4          ช่วงคะแนน   90 – 100      เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้                  ดีมาก น้ำหนักเท่ากับ 3          ช่วงคะแนน   79 – 89        เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้                  ดี น้ำหนักเท่ากับ 2          ช่วงคะแนน   50 - 69         เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้                  พอใช้ น้ำหนักเท่ากับ 1        ช่วงคะแนน   30 - 49         เปอร์เซ็นต์ เกณฑ์ที่ได้                  ปรับปรุง ซึ่งผลจากการประเมิน โดยการให้น้ำหนักหรือคะแนนของทีมงาน ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้ สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 1 ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกใช้ซอฟต์แวร์ 2 มาใช้งาน เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด ทางเลือกที่ 2 : จ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing) มีรายละเอียด  ดังตารางต่อไปนี้ การประเมินแนวทางเลือกที่  2 ใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ปรากฏผลดังตารางต่อไปนี้ สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 2 ทางทีมงานได้สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกและคัดเลือกบริษัท  คูน  ซอฟต์แวร์  จำกัด  เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด ทางเลือกที่ 3 : ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development)มีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้ การประเมินแนวทางเลือกที่  3 -                   ไม่มีการประเมิน เพราะไม่มีการเปรียบเทียบ สรุปผลการประเมินแนวทางเลือกที่ 3 ทางทีมงานได้พิจารณาแล้วว่า มีขีดความสามารถที่จะพัฒนาระบบได้ตามข้อกำหนดคุณสมบัติทางเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้งานตามที่จัดทำไว้เป็น TOR โดยใช้ระยะเวลาดำเนินกิจการจำนวนทั้งสิ้น 4 เดือน และมีค่าใช้จ่ายในการดำเนินงานจำนวนเงินทั้งสิ้น 250,000 บาท (ค่าเงินเดือน ค่าอุปกรณ์ ค่าบำรุงรักษา ค่าล่วงเวลา ค่าเบ็ดเตล็ด เป็นต้น) เปรียบเทียบแนวทางเลือกทั้งสาม ผลจากการพิจารณาแนวทางเลือกของทีมงานจากทั้งสามแนวทาง จะนำเสนอเข้าสู่การพิจารณาของผู้บริหารเพื่อพิจารณาเลือกแนวทางตามที่ได้นำเสนอจากทีมงานพัฒนา พร้อมข้อเสนอแนะในแต่ละแนวทางเลือกหลักทั้งสาม โดยมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้ ข้อเสนอแนะแนวทางเลือกทั้งสาม ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาเอง เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด  นอกจากนี้ยังจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพและประสิทธิผลในการดำเนินงานหรือรองรับการเปลี่ยนแปลงการทำงานในระบบได้ และสามารถคอยกำกับดูแลการทำงานให้ตรงไปตามวัตถุประสงค์ได้อย่างที่วางไว้ แนวทางเลือกที่ 1 การจัดซื้อซอฟต์แวร์สำเร็จรูป (Packaged Software) ข้อดี ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด รวมทั้งประหยัดเวลาในการติดตั้งด้วย ข้อเสีย ราคาสูงกว่าเมื่อเปรียบเทียบกับแนวทางที่ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบเอง เป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 100,000 บาท อีกทั้งทีมงานจำเป็นต้องเรียนรู้ในรายละเอียดทั้งหมด ทำให้ต้องใช้ระยะเวลาประมาณ 30 วัน ส่วนการปรับปรุงและแก้ไขเพิ่มเติมไม่กระทบโครงสร้างหลักของระบบ หากมีการแก้ไขปรับปรุงเพิ่มในอนาคตจะมีค่าใช้จ่ายเพิ่มขึ้นต่างหาก ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับการจัดทำข้อตกลงในสัญญา แนวทางเลือกที่ 2 การว่าจ้างบริษัทภายนอกเพื่อพัฒนาระบบ (Outsourcing) ข้อดี ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด สามารถปรับปรุงแก้ไขได้ในระหว่างขั้นตอนการพัฒนาระบบ ข้อเสีย ทีมงานต้องจัดทำ TOR ให้ครบถ้วนสมบรูณ์ที่สุด เพื่อป้องกันการเข้าใจไม่ตรงตามข้อกำหนด ซึ่งการว่าจ้าง Outsourcing มีค่าใช้จ่ายสูงสุดเมื่อเปรียบเทียบกับราคาทั้งสามแนวทาง อีกทั้งข้อมูลที่เป็นความลับของบริษัทอาจถูกเปิดเผยได้              แนวทางเลือกที่ 3 ใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ (In-House Development) ข้อดี ระบบมีความยืดหยุ่นสามารถรองรับความต้องการได้เกือบทั้งหมด สามารถปรับปรุงแก้ไขระบบได้ตลอดเวลาตามต้องการ รวมถึงค่าใช้จ่ายต่ำสุดเมื่อเปรียบเทียบทั้งสามแนวทางเป็นจำนวนเงินทั้งสิ้น 250,000 บาท นอกจากนี้ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีในการทำงานร่วมกันระหว่างทีมงานกับผู้ใช้งาน ข้อเสีย มีระยะเวลาในการดำเนินการมากที่สุดประมาณ 4 เดือน และหากมีงานอื่นที่ต้องทำในระหว่างการพัฒนาระบบ ก็จะทำให้ระยะเวลายืดเยื้อไปอีกจึงจำเป็นต้องมีแผนการรองรับในเรื่องนี้ด้วย ผู้บริหารเลือกแนวทางที่ดีที่สุด หลังจากหัวหน้าทีมงานได้เสนอแนวทางเลือก โดยจัดทำข้อมูลเปรียบเทียบและข้อเสนอแนะแก่ทีมผู้บริหาร โดยใช้กฎเกณฑ์การให้น้ำหนัก (คะแนน) ดังตารางต่อไปนี้ สรุปผลการประเมินโดยทีมงานผู้บริหาร ทางทีมงานผู้บริหารได้พิจารณาตัดสินใจเลือกแนวทางใช้ทีมงานเดิมพัฒนาและติดตั้งระบบ  (In-House Development)  เนื่องจากมีความเหมาะสมและตรงกับความต้องการมากที่สุด  นอกจากจะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงานและความคุ้มค่าในการลงทุนแล้ว  ยังเป็นการสร้างความสัมพันธ์อันดีของพนักงานภายในบริษัท  พร้อมทั้งได้กำหนดมาตรการและมอบหมายแก่ผู้บังคับบัญชาโดยตรงคอยควบคุมดูแลทีมงานพัฒนาให้ดำเนินการเป็นไปตามวัตถุประสงค์ที่วางไว้ แผนการดำเนินงานของโครงการ แผนการดำเนินงานของโครงการพัฒนาระบบตรวจสอบสินค้า มีดังต่อไปนี้ 1. ทีมงานผู้รับผิดชอบโครงการ 2. ประมาณการใช้แหล่งทรัพยากร 3. ประมาณการใช้งบประมาณ 4. ประมาณระยะเวลาการดำเนินงาน ทีมงานผู้รับผิดชอบ ทีมงานผู้รับผิชอบโครงการพัฒนาระบบตรวจสอบสินค้าที่จะได้รับมอบหมาย คือ บุคลากรแผนกคอมพิวเตอร์ทั้ง 4 คน  ซึ่งมีหน้าที่ดังต่อไปนี้ 1. นักวิเคราะห์และออกแบบระบบ (ผู้บริหารโครงการ) ได้แก่ หัวหน้าแผนกคอมพิวเตอร์ ทำหน้าที่ในการวิเคราะห์และออกแบบระบบ ตลอดจนการเก็บรวบรวมข้อมูลและติดต่อประสานงานระหว่างผู้ใช้กับทีมโปรแกรมเมอร์ จัดทำเอกสารของระบบ ทดสอบโปรแกรมของระบบ และอื่นๆ ที่เกี่ยวข้อง 2. โปรแกรมเมอร์ ได้แก่ เจ้าหน้าที่คอมพิวเตอร์จำนวน 3 คน ทำหน้าที่ในการเขียนและติดตั้งโปรแกรมของระบบ รวมทั้งทดสอบโปรแกรมและพัฒนาตัวต้นแบบ (Prototype) เพื่อสอบถามความคิดเห็นและผลการตอบรับ (Feedback) จากผู้ใช้ระบบ _____________________________________________________________ ขั้นตอนที่ 2               การเริ่มต้นและวางแผนโครงการ (Project Planning)    เป้าหมาย นำระบบสาระสนเทศเพื่อการบริหารงานขายมาใช้งานในบริษัทเพื่อตอบสนองความต้องการและสร้างความพึงพอใจให้แก่ลูกค้า วัตถุประสงค์ของการพัฒนาระบบใหม่ 1. เพื่อปรับปรุงการเก็บข้อมูลสินค้าเคมีภัณฑ์ให้เป็นหมวดหมู่ เป็นระบบมากขึ้น 2. เพิ่มความสะดวก รวดเร็วและความถูกต้องของข้อมูลโดยนำคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยใน     ในการจัดการกับข้อมูล 3. ลดความซ้ำซ้อนในการทำงานของพนักงาน 4. เพื่อให้ความสะดวกรวดเร็วในการทำงาน 5. เพื่อประหยัดเวลาในการทำงาน 6. เพื่อให้ได้รับงานที่เป็นปัจจุบัน 7. เพื่อลดความซ้ำซ้อนของงานที่ทำ 8. เพื่อลดเนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ 9. เพื่อสร้างภาพพจน์ที่ดีให้แก่ฝ่ายการตลาดและบริษัท 10. เพื่อความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อสอบถามข้อมูล 11. เพื่อความมีระเบียบเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า 12. เพื่อพัฒนาระบบการทำงานของบริษัทให้คล่องตัวยิ่งขึ้น 13. เพื่อสร้างความเชื่อถือให้กับลูกค้าและบริษัท ขอบเขตของการพัฒนาระบบงาน การออกแบบการทำงานของระบบใหม่จะเน้นที่การปรับปรุงการจัดเก็บข้อมูลของผลิตภัณฑ์ต่าง ๆ ให้เป็นหมวดหมู่เพื่อความสะดวกในการจัดการกับข้อมูล โดยใช้คอมพิวเตอร์เข้ามาทำงานแทนการทำงานด้วยมือคนโดยการทำงานจะใช้ระบบเครือข่ายคอมพิวเตอร์เข้ามาช่วยเพื่อความสะดวกรวดเร็วและความเป็นหนึ่งเดียวของข้อมูลแบ่งการทำงานของโปรแกรมที่พัฒนาขึ้นเป็น 5 ด้านหลัก ๆ คือ 1. สามารถบันทึกข้อมูล (Input) ลงในแฟ้มต่าง ๆ ได้ 2. สามารถแก้ไข เปลี่ยนแปลงข้อมูล (Update) ในแฟ้มข้อมูลได้ 3. สามารถลบข้อมูลหรือแฟ้มข้อมูล (Delete) ที่ไม่ต้องการได้ 4. สามารถจะออกรายงานได้ (Report) 5. สามารถค้นหาข้อมูลได้ (Search) จากแฟ้มต่าง ๆ เช่น แฟ้มลูกค้า, แฟ้มสินค้า, แฟ้มจัดจำหน่ายสินค้าขั้น ตอนการทำงานโดยสังเขป   มีดังนี้ สร้างโปรแกรมสำหรับบันทึกข้อมูลสินค้า เพื่อบันทึกรายละเอียดของสินค้าที่อยู่ในบริษัทให้เป็นหมวดหมู่ โดยแยกตามประเภทของสินค้าแต่ละชนิดอย่างชัดเจน แทนการเก็บในรูปของเอกสารข้อมูลสินค้า จะจัดเก็บแบ่งเป็นประเภทของสินค้า ซึ่งจะแบ่งประเภทของสินค้าใหม่ สร้างโปรแกรมสำหรับจัดการกับข้อมูลสินค้า เมื่อมีการซื้อ- ขายเกิดขึ้นสามารถเช็คได้ว่ามีสินค้าชนิดใดบ้างมีอยู่ในบริษัท และมีปริมาณเท่าไร ราคาเท่าไรสามารถหักลบจำนวนสินค้าในคลังสินค้าออกไป ถ้าหากมีการซื้อ –ขาย  สามารถรู้ได้ว่าสินค้าชนิดใดเหลือน้อยหรือว่าหมด ไม่มีเหลือในคลังสินค้า เพื่อที่จะทำการสั่งซื้อต่อไปโดยไม่ต้องอาศัยการตรวจสอบด้วยมือคน สร้างโปรแกรมสำหรับเก็บข้อมูลของลูกค้า ซึ่งสามารถเก็บรายละเอียดต่าง ๆ ของลูกค้าไว้ เช่นข้อมูลการสั่งซื้อสินค้า เพื่อความสะดวกเมื่อลูกค้ามาซื้อสินค้าในบริษัทในครั้งต่อไปทั้งนี้ในระบบซื้อ - ขาย ยังสามารถออกใบเสร็จรับเงินให้กับลูกค้าและออกใบสั่งซื้อสินค้าไปยังบริษัทผู้ผลิตต่าง ๆ ได้ด้วยความสะดวกและรวดเร็วอีกด้วยและยังสามารถทำการสรุปรายรับ-รายจ่ายประจำเดือน ได้ด้วยความถูกต้องและรวดเร็วอีกด้วย ลักษณะของปัญหาโดยทั่วไป กำหนดหัวเรื่องของปัญหา 1. ปัญหาเรื่องงานที่ซ้ำซ้อน 2. เสียเวลาในด้านการหาข้อมูลลูกค้าและในใบรับประกันสินค้า 3. ถ้าต้องการแก้ไขข้อมูลลูกค้าแต่ละรายเสียเวลาในการค้นหา 4. ต้องการงานที่เป็นปัจจุบัน 5.ปัญหาด้านบุคลากรน้อยเกินไปในการปฏิบัติงาน 6. การจัดเก็บข้อมูลนั้นก่อให้เกิดความเสียหายได้ง่าย เช่นการถูกทำลายด้วยสัตว์ต่างๆ 7. การจัดเก็บข้อมูลของลูกค้าต้องใช้สถานที่มาก และสิ้นเปลืองโดยใช่เหตุ คือต้องมีตู้ในการจัดเก็บในแต่ละปี ปัญหาเกิดจากสิ่งดังต่อไปนี้ 1. ไม่มีโปรแกรมที่สนับสนุนระบบให้เป็นปัจจุบันให้ตรงกับความต้องการของผู้บริหาร ทำให้การค้นหา แก้ไข ทำรายงานต้องล่าช้าออกไปอีก 2. ลูกค้าต้องการระบบการทำงานที่รวดเร็ว ทันต่อเวลาเพราะลูกค้าเบื่อการรอคอย 3. เมื่อมีข้อมูลมากก็ทำให้ร้านต้องเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ ทำให้ไม่สวยงามและเกะกะ 4. การค้นหาข้อมูลลูกค้า เป็นไปอย่างล่าช้าเนื่องจากมีจำนวนมาก 5. ขาดการประมาณการที่ดีถูกต้องแม่นยำในการดำเนินงานของบริษัทเนื่องจากไม่สามารถศึกษาข้อมูล ลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว แสดงส่วนที่ก่อให้เกิดปัญหาและเกี่ยวข้องกับข้อมูล ทางบริษัท.ไม่มีโปรแกรมที่สนับสนุนระบบให้เป็นปัจจุบันให้ตรงกับความต้องการของผู้บริหาร ทำให้การค้นหา แก้ไข ทำรายงานต้องล่าช้าออกไปอีก .ลูกค้าต้องการระบบการทำงานที่รวดเร็ว ทันต่อเวลาเพราะลูกค้าเบื่อการรอคอย .เมื่อมีข้อมูลมากก็ทำให้ร้านต้องเปลืองพื้นที่ในการจัดเก็บ ทำให้ไม่สวยงามและเกะกะ .การค้นหาข้อมูลลูกค้า เป็นไปอย่างล่าช้าเนื่องจากมีจำนวนมาก.ขาดการประมาณการที่ดีถูกต้องแม่นยำในการดำเนินงานของบริษัทเนื่องจากไม่สามารถศึกษาข้อมูลลูกค้าได้ อย่างรวดเร็ว ส่วนที่เกิดปัญหาของระบบคือแฟ้มเอกสารข้อมูลลูกค้ามีจำนวนมากทำให้ยากแก่การค้นหาการจัดเก็บข้อมูลชองลูกค้าใช้วิธีจัดเก็บลงแฟ้มเอกสารทำให้เปลืองเนื้อที่ในการจัดเก็บ บางครั้ง ข้อมูลของลูกค้าก็เกิดการสูญหาย ทำให้การทำงานของบริษัทยังไม่ดีเท่าที่ควรเพราะทางบริษัทมอง เห็นความสำคัญของลูกค้าเป็นที่สุด ต้องการให้ลูกค้าเกิดความพึงพอใจมากที่สุด การแสดงรายงานยอดการซื้อขายก็ยังล่าช้าอยู่การรายงานยอดขายประจำวันประจำเดือนประจำปี ยังไม่รวดเร็ว หลักการและเหตุผลในการแก้ปัญหาของระบบ ระบบการซื้อขายของบริษัทต้องการการแก้ไขในจุดที่เป็นปัญหามากที่สุด เพราะแฟ้มเอกสารข้อมูลมี จำนวนมาก ถ้าทำการเก็บข้อมูลลงเครื่องคอมพิวเตอร์จะทำให้พื้นที่ในการจัดเก็บลดลงมากและสะดวก ในการทำการแก้ไข ค้นหา แสดงข้อมูล ทำให้การแสดงรายงานยอดขาย รายงานประจำวันประจำเดือน ประจำปีเป็นที่พึ่งพอใจแก่ผู้บริหาร การทำงานของบริษัทก็เป็นระบบยิ่งขึ้นเพื่อให้ความสะดวกรวดเร็ว ในการทำงาน เพื่อประหยัดเวลาในการทำงาน เพื่อให้ได้รับงานที่เป็นปัจจุบันเพื่อลดความซ้ำซ้อนของ งานที่ทำ เพื่อลดเนื้อที่ในการจัดเก็บข้อมูลต่างๆ เพื่อสร้างภาพพจน์ที่ดีให้แก่ฝ่ายการตลาดและบริษัท เพื่อความสะดวกแก่ผู้มาติดต่อสอบถามข้อมูลเพื่อความมีระเบียบเกี่ยวกับการจัดเก็บข้อมูลลูกค้า เพื่อพัฒนาระบบการทำงานของบริษัทให้คล่องตัวยิ่งขึ้น เพื่อสร้างความเชื่อถือให้กับลูกค้าและบริษัท ประโยชน์ที่จะได้รับจากระบบใหม่ 1.การทำงานที่เกี่ยวข้องกับการเงินได้สะดวกและรวดเร็วมากยิ่งขึ้น 2.ไม่มีการทำงานที่ซ้ำซ้อนระหว่างแผนกต่างๆสามารถจัดการข้อมูลในแต่ละหน่วยงานของบริษัทได้อย่างมีประสิทธิภาพ 3.การทำงานของฝ่ายขายและฝ่ายต่างๆ มีประสิทธิภาพเพิ่มมากขึ้น 4.สามารถจัดทำรายงานเงินเดือน  รายงานภาษี  รายงานข้อมูลลูกค้าได้อย่างถูกต้อง 5. สามารถค้นหาและดูแลรักษาระเบียนประวัติลูกค้าและพนักงาน การประเมินผลการปรับเงินเดือน  และการบริหารงานบุคคลได้ 6. สามารถนำข้อมูลต่างๆมาใช้ในการตัดสินใจของผู้บริหารเพื่อการวางแผนแข่งขันทางการตลาดได้ _______________________________________________________________________ ขั้นตอนที่ 3 การกำหนดความต้องการของระบบ (System Requirements Determination)   การกำหนดความต้องการของระบบ              เมื่อโครงการพัฒนาระบบสารสนเทศเพื่อการบริหารงานขายได้รับการอนุมัติจากการนำเสนอโครงการในขั้นคอนที่ผ่านมา  และได้มีการเก็บรวบรวมข้อมูลในเบื้องต้นเพื่อค้นหาปัญหาที่เกิดขึ้นมาบ้างแล้ว  ในขั้นตอนการวิเคราะห์ระบบ  จึงเริ่มต้นด้วยการเก็บรวบรวมข้อมูลเพิ่มเติม  ซึ่งรวมทั้งรายละเอียดในการทำงานในปัจจุบันและความต้องการในระบบใหม่  เพื่อแก้ปัญหาที่เกิดขึ้นจากระบบเดิม    ในการกำหนดความต้องการครั้งนี้  ทีมงานเลือกใช้วิธีการออกแบบสอบถา(Questionnaire)  สำหรับวิธีการออกแบบสอบถาม   ทีมงามสามารถกำหนดคำถามที่ต้องการได้ตรงประเด็นเหมาะกับผู้จัดการแผนกที่มีเวลาให้สัมภาษณ์น้อยและผู้ตอบแบบสอบถามมีอิสระในการให้คำตอบ       ซึ่งบุคคลที่ทางทีมงานเลือกที่จะออกแบบสอบถามมีดังนี้                  ออกแบบสอบถาม (Questionnaire)   บุคคลที่ตอบแบบสอบถาม คือ  ผู้จัดการแผนกต่าง ๆ การใช้แบบสอบถามเพื่อเก็บข้อมูลในส่วนที่ต้องการพัฒนา  เนื่องจากทีมงานสามารถควบคุมหัวข้อคำถามที่ต้องการรายละเอียดได้มากกว่าการสัมภาษณ์  ไม่ต้องมีการจดบันทึก  ดังเช่น  วิธีการสัมภาษณ์  ซึ่งจะทำให้เสียเวลามาก  ไม่รวบกวนเวลาของผู้จัดการมากนัก  สามารถเก็บข้อมูลได้มาก  ตามการตั้งคำถามในแบบสอบถามอีกทั้งผู้ตอบแบบสอบถามจะรู้สึกมีอิสระในการให้ข้อมูลดังตัวอย่าง ตัวอย่างแบบสอบถาม ข้อมูลและเอกสารของระบบงานเดิมที่รวบรวมได้                 จากการที่ทีมงานได้เก็บรวบรวมข้อมูลจากระบบเดิม  ด้วยวิธีการออกแบบสอบถาม  สามารถสรุปข้อมูลได้ดังนี้ 1.      ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดิม 2.      ความต้องการในระบบใหม่ 3.      ตัวอย่างเอกสาร  แบบฟอร์มและรายงานของระบบเดิม 1.  ข้อมูลระบบคอมพิวเตอร์ระบบเดิม   ทางบริษัทใช้ระบบเครือข่ายแบบ  LAN   ประกอบไปด้วย 1.   เครื่องแม่ข่าย  (Server)  จำนวน  2  เครื่อง 2.   เครื่องลูกข่าย  จำนวน  15  เครื่อ 3.  เครื่องพิมพ์(Printer)   จำนวน 2 เครื่อง 4.  อุปกรณ์ในการต่อพวงอื่นที่เกี่ยวข้องที่ทางบริษัทได้นำมาใช้งานของสำนักงานเป็นต้น 2.  ความต้องการในระบบใหม่  จากแบบสอบถามทางทีมงานสามารถสรุปความต้องการในระบบใหม่ได้ดังต่อไปนี้ 1.  องค์กรสามารถตอบสนองความต้องการของคลังสินค้าได้ 2.  องค์กรสามารถตัดสินใจในการจัดจำหน่ายสินค้าได้ 3.  องค์กรมีผลการดำเนินการที่ดีขึ้น 4.  ขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่ที่มีความรวดเร็ว 5.  ขั้นตอนการซื้อ-รับคืนวัตถุดิบ  มีความถูกต้อง ชัดเจนและรวดเร็วในการทำงาน 6.  การติดต่อซื้อวัตถุดิบได้สะดวกรวดเร็วเพราะเรามีข้อมูลของวัตถุดิบ 7. สามารถจัดเก็บข้อมูลวัตถุดิบ ทำให้การซื้อวัตถุดิบได้รวดเร็วและถูกต้อง และมีเอกสารยืนยันให้ 8.  การทำงานของพนักงานเป็นระบบและมีประสิทธิภาพ 9.  สามารถรองรับการขยายตัวของบริษัทต่อไปได้ 10. มอบความน่าเชื่อถือให้บริษัท ความต้องการของระบบใหม่ของผู้ใช้  (User Requirement)                 จากการรวบรวมความต้องการของระบบใหม่ทำให้ทีมงานได้ข้อมูลเพิ่มเติม  จึงได้นำมาวิเคราะห์หาขั้นตอนการทำงานของระบบใหม่  ตามความต้องการที่กล่าวมาแล้วขั้นต้นเช่น 1.     สามารถเรียกดูข้อมูลได้ 2.     สามารถทำการเพิ่ม  ลบ  แก้ไขจำนวนข้อมูลที่ต้องการได้ 3.     สามารถเก็บประวัติข้อมูลของวัตถุดิบได้ 4.     สามารถทำการสั่งซื้อวัตถุดิบและแสดงรายการใบเสร็จสั่งซื้อได้ 5.     พนักงานขายสามารถใช้ข้อมูลและใช้งานระบบได้อย่างถูกต้อง  รวดเร็วและแม่นยำ 6.     เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานของแผนกคลังสินค้า 7.     การจัดทำรายงานมีความสะดวกและรวดเร็ว 8. เพื่อรองรับการขยายตัวของบริษัท  และการเพิ่มขึ้นของจำนวนลูกค้าที่เข้ามาสมัครเป็นสมาชิก เพื่อเป็นการตอบสนองความต้องการดังกล่าวข้างต้นสามารถแบ่งการทำงานออกเป็น  4  ระบบดังที่ได้กล่าวมาแล้ว คือ  ระบบงานคลังสินค้า  ระบบการขาย  ระบบบัญชี  ระบบจัดส่งสินค้า   จะเห็นได้ว่าทั้ง  4 ระบบนี้สามารถครอบคลุมความต้องการของผู้ใช้   โดยทางทีมงานจะวิเคราะห์ขั้นตอนการทำงานภายในแต่ละระบบย่อย  โดยจำลองเป็นแผ่นภาพกระแสข้อมูล (Data Flow Diagram: DFD)   และเจาะระบบตามที่ต้องการต่อไปเพื่อนำเสนอต่อไป               จำลองขั้นตอนการทำงานของระบบด้วย  DFD จากการวิเคราะห์ความต้องการระบบใหม่ที่รวบรวมมาได้จากผู้ใช้ระบบ โดยสามารถจำลองได้ด้วยแผนภาพกระแสข้อมูล  (Data Flow Diagram : DFD)  ได้ดังนี้ Context Diagram Context  Diagram  ใช้แสดงเส้นทางการไหลของข้อมูลในระบบในระดับสูงสุด  ซึ่งจะเป็นการแสดงให้เห็นถึงการอินพุตของข้อมูลที่เข้าไปในระบบและผลลัพธ์ที่ได้รับจากระบบว่ามีการทำงานอย่างไร   ซึ่งจะเป็นภาพรวมของระบบ Data Flow Diagram level 1 Data Flow Diagram level 2                                             Data Flow Diagram level 3 E-R Diagram  ของระบบการขายสินค้า                           ขั้นตอนการกำหนดความต้องการของระบบด้วย  E-R  Diagram   E-R Diagram การออกแบบฐานข้อมูลระดับกายภาพ (Physical Database Design) ในขั้นตอนนี้เริ่มต้นด้วยการกำหนดโครงสร้างทางกายภาพให้ตาราง (Table) ซึ่งก็คือความสัมพันธ์ (Relational)  ที่ได้จากการแปลง (Entity)  และรีเลชั่น (Relationship) จากแผนภาพอีอาร์ (E-R Diagram)  จากขั้นตอนที่ผ่านมา  ในแต่ละตาราง (Table)  ได้กำหนดโครงสร้าง  คือ  ชนิด (Type)  ขนาด (Length)  และชนิดของคีย์ (Key)  ให้กับแอทริบิวต์ (Attribute) ทั้งหมดในแต่ละตารางดังต่อไปนี้                         แฟ้มข้อมูล                   ข้อมูลลูกค้า                         แฟ้มข้อมูล                   ข้อมูลสินค้า                         แฟ้มข้อมูล                   ข้อมูลพนักงาน                         แฟ้มข้อมูล                   ข้อมูลการขาย                          ในแฟ้มข้อมูลข้างต้น   ได้แสดงรายละเอียดไว้ดังนี้ คู่มือการใช้งานโปรแกรมระบบสารสนเทศเพื่อการจัดการสินค้าคงคลัง 1. แบบฟอร์มข้อมูลสินค้า       ประกอบด้วย รหัสสินค้า หมวดสินค้า ประเภทสินค้า ชื่อสินค้า จำนวนสต็อก ราคาขายสินค้า และฟอร์มนี้ประกอบด้วยปุ่ม เพิ่ม บันทึก แก้ไข ลบ ยกเลิก ทำให้มีความสะดวกในการใช้โปรแกรมมากขึ้น 2. แบบฟอร์มข้อมูลสินค้า       ประกอบด้วย รหัสสินค้า หมวดสินค้า ประเภทสินค้า ชื่อสินค้า จำนวนสินค้า  ราคาสินค้า  ผลรวมสินค้าและฟอร์มนี้ประกอบด้วยปุ่ม เพิ่ม บันทึก แก้ไข ลบ ยกเลิก  3. แบบฟอร์มข้อมูลพนักงาน       ประกอบด้วย รหัสพนักงาน รหัสประจำตัวประชาชน ชื่อ นามสกุล เพศ ชื่อเล่น อายุ วุฒิการศึกษา ตำแหน่ง ที่อยู่ เงินเดือน โทรศัทพ์ อีเมลล์ และฟอร์มนี้ประกอบด้วยปุ่ม เพิ่ม บันทึก แก้ไข ลบ ยกเลิก  3. แบบฟอร์มข้อมูลลูกค้า       ประกอบด้วย รหัสลูกค้า วันที่สมัคร ชื่อ-นามสกุล อายุ เพศ รหัสประจำตัวประชาชน ที่อยู๋ที่สามารถติดต่อได้ เบอร์โทรศัพท์ รหัสลูกค้า อีเมลล์  และฟอร์มนี้ประกอบด้วยปุ่ม เพิ่ม บันทึก แก้ไข ลบ ยกเลิก